10 consejos para ahorrar tiempo en un proyecto online

Cuantas veces al día dices o escuchas: Lo siento, ¡No tengo tiempo! –la primera parte de la frase cambiará dependiendo del estrés del momento– .

La gestión del tiempo es un reto al que nos enfrentamos diariamente en el entorno profesional y familiar. Es muy fácil distraerse cuando se trabaja con un ordenador conectado a Internet.

Son millones las interrupciones que nos llegan: notificaciones, email de última hora, lecturas, webinar, videoconferencias, etcétera. Todas ellas tienen un denominador común, son relativamente interesantes y requieren de nuestra atención inmediata.

¿Te suena familiar?

Ahora puedes conocer los 10 consejos que te propongo para reducir el agobio diario y poder estar más centrado en desarrollar tu actividad principal -tu proyecto o negocio online-.

1. Analiza las causas que hacen que tengas problemas con la gestión del tiempo

Este punto es muy importante, cuando se habla de la gestión del tiempo que asignamos a las actividades en un proyecto. Nadie se para analizar cuál es la causa raíz del problema de congestión o cuello de botella.

Seguro que ya has intentando mil cosas para hacer frente a la gestión del tiempo, pero sin mucho éxito o su éxito ha durado poco tiempo. Por eso debes profundizar cuál es la causa de sobresaturación en produce con tu proyecto.

Estas podrían ser las posibles razones:

No utilizas un horario, estrategias o sistemas de productividad que se ajustan a tu personalidad.

Cada persona es única e inigualable –ya sé que suena motivador pero es cierto-. Cada persona tiene un ritmo de trabajo diferente y se organiza de diferentes formas. Pueden utilizar un sistema de organización: por listas, tareas o directamente por urgencia.

No está del todo mal, pero si trabajas en equipo debes tener cuidado de no bloquear el trabajo de las otras personas que lo componen. Por lo que es necesario definir una estrategia común y hacer una revisión diaria de las tareas más importantes y trabajar solamente en ellas.

No tener una visión global para tu proyecto.

Cuando comienzas un proyecto, hay miles de cosas que hacer, obviamente no puedes hacer todas las tareas a la vez. Debes trabajar un mapa mental o camino –los gurús, lo llaman Roadmap- con los pasos que debes seguir para realizar tu proyecto -establece fechas y tiempos aproximados-.

«Comienza con el final en mente»

S.Covey

No tener definidos los objetivos necesarios para abordar el proyecto.

Habiendo establecido fechas y tiempos para para la entrega de tareas necesarias para llevar acabo tu proyecto. Sabrás con que tarea empezar cada día para llevar a buen puerto tu proyecto.

Establece tareas específicas, medibles y realistas su tiempo de ejecución.

2. Aliméntate correctamente

Que tonterías dice Xelso, ya sabemos que tenemos que comer bien. ¿Pero lo haces? ¿Desayunas antes de salir de casa? ¿Haces 5 comidas diarias? –Ah, que no tienes tiempo.–

¿Sabes que si comes de forma adecuada, tendrás más energía disponible para realizar tu trabajo?

Cuando trabajas en proyectos online se recomienda: hacer frecuentas comidas a lo largo del día, y comer una dieta rica en: frutas, verduras, cereales, legumbres, frutos secos y pescados.

En definitiva, alimentos que sean fáciles de digerir y nos aporten el máximo de energía sin que nos la quite en la digestión.

3. Realiza ejercicio físico

El ejercicio no es opcional: Es una actividad que nos aporta más energía, no ayuda elimina las toxinas de nuestro cuerpo y nos fortalece.

Realiza el ejercicio que te guste: corre, baila, haz yoga, ve al gimnasio, boxea,… .En definitiva, saca tu cuerpo de la rutina de la silla y el ordenador.

4. Desconecta todo lo que suene

Cierra el correo electrónico

Lo primero, reduce el número de correos electrónicos que recibes. Organiza las cuentas de entrada. Cancela la suscripción de las lista de correos que no sean necesaria para alcanzar tu actual meta.

Deja de recibir las notificaciones de Facebook, Twitter u otras redes sociales a tu correo –al menos, crea filtros y carpetas para separarlas de tu bandeja principal de correo-.

Revísalo en intervalos de tiempo – a las 10, 12 y las 3-

Silencia el teléfono

Revisa tu buzón de voz y devuelve las llamadas más tarde -entre tarea y tarea-.

5. Planificar y automatizar la actividad en Redes sociales

Dependiendo de tu perfil pasarás más o menos tiempo en las redes sociales, ten cuidado, son un sumidero de tiempo importante.

Antes de continuar, vamos hacer un poco de autocrítica y responder a estas preguntas:

¿Qué haces en las redes sociales?
–Apunta las respuestas en un papel–

¿Utilizas las redes sociales con una estrategia o te dejas llevar?

¿Estás jugando o por el contrario estas dinamizando tu proyecto, interactúas con clientes, realizas publicaciones de valor relacionadas con tu proyecto?

¿Sabías que con una hora de dedicación total a las redes sociales puedes conseguir muy buenos resultados? Crea un plan estratégico en redes sociales y ejecútalo –Pide ayuda a un profesional-.

Automatiza en la medida de lo posible tus publicaciones en redes sociales, pero no te conviertas en un robot.

Recuerda que los objetivos de las redes sociales son: interactuar, crear relaciones y aportar valor a tus seguidores.

6. Elimina la sobreinformación, ¡desinfoxicate!

¿Cuánto tiempo pasas absorbiendo información, aprendiendo, tomando cursos, leyendo blogs y noticias, navegando,…?

¿Son necesarios? Seguramente no, la gran mayoría no te aportaran un valor extra para tu tarea actual o futura. Filtra muy bien tus fuentes de información.

Así que actúa:

Elimina toda suscripción que no sea necesaria para tu objetivo actual o a corto plazo.

7. Reduce las distracciones

¿Cuántas veces al día te sacan la tarea que estás haciendo?

¿Son realmente importantes y/o urgentes?

¿Cuántas personas te han distraído hoy a lo largo del día?

El tiempo que necesitas para desarrollar tu proyecto es muy importante, por eso debes desarrollar una disciplina de trabajo. Esta es una de las cosas que más cuestan a los profesionales y emprendedores que realizan su trabajo desde casa.

Establece horas en las que no se te puede molestar –horas de oficina-.

Diga no y establezca un procedimiento o solución temporal –envíamelo, por mail-.

Programa actividades y reserva tiempo con tu familia y amigos. Cuando estés a solas con ellos, dedícales todo tu tiempo y atención. Así cuando estés trabajando, ellos no te molestaran.

Si tiene problemas para concentrarte, utiliza una técnica de trabajo por intervalos de tiempo. Por ejemplo, la técnica pomodoro.

8. Dedícate unos minutos

¿Qué hago hoy? ¿Cuál es mi objetivo? ¿Por qué hago esto? ¿Lo estoy haciendo bien?

Este punto está reservado a tu yo personal. Es el tiempo de reflexión, pregúntate porque estás haciendo lo que haces y a dónde quieres llegar. Si tu no estas convencido de lo que estás haciendo, ¿por qué lo haces?.

Puedes ampliar más información, buscando en la red sobre programación neurolingüística –PNL-.

Sí eres una persona espiritual, reserva el tiempo necesario para realizar actividades de Yoga o meditación.

9. Descansa

Y desconecta de tu trabajo y rutina. Descansar físicamente y mentalmente es muy importante para afrontar nuestro trabajo. Necesitamos tomar pequeños descansos durante el día y al menos uno día a la semana dedicarlo a algo diferente para evitar el estrés que se acumula.

Algunas ideas para desconectar y descansar:

• • Pasea por la naturaleza.
  • Juega con tus hijos.
  • Duerme una siesta.
  • Visita a un viejo amigo.
  • Sorprende a tu pareja.
  • Haz ejercicio.
  • Dedícale tiempo a un hobby.
  • Lee un libro.
  • Toma un baño relajante.

10. Planifica tu actividad en el blog

El tema principal de este artículo, es el trabajo en un proyecto online. Por lo que asumo que tienes un blog o lo abrirás en poco tiempo.

Establecer un calendario mensual de publicaciones en el blog es un reto atractivo para la comunicación de tu proyecto. Sobre todo cuando estas comenzando, ya no sabes cómo iniciarlo ni cómo abordar los temas a tratar.

Pasos a tener en cuenta:

• • Establece un tema mensual
  • Haz brainstorming y apunta las ideas cada vez que se te ocurran.
  • Apunta en el calendario el titulo aproximado de lo entrada que escribirás.
  • Por ejemplo, comienza el lunes abordando cual va a ser las tareas de la semana, a media semana habla (1 o 2 publicaciones) sobre un tema particular del proyecto, y el viernes escribe sobre los objetivos alcanzados esa semana.
  • Escribe varios post a la semana, usa las ideas recogidas en el brainstorming.
  • Reserva una día para escribir e intenta escribir todos los post y déjalos programados para la semana.

Gracias por compartir este artículo en las redes sociales.

¿Tu como ahorras tiempo en tu proyecto online?  Utiliza los comentarios.