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En estos días que vivimos es vital tener una agenda, pero no basta con tener una agenda tradicional. Necesitamos tener la agenda disponible en todo momento, compartir eventos y documentación con otras personas asociadas a nuestros compromisos laborales, familiares, ocio, …

Una buena forma de llevar a cabo esta organización diaria, mensual o semanal, es con Google Calendar. Este servicio que ofrece Google está integrado con nuestra cuenta de correo de Gmail, entre muchos otros servicios.

En este artículo veremos algunas de las cosas mas importantes y comunes que realizaremos con el Google Calendar.

 

1. Añade tareas al calendario.

Puedes combinar en tu calendario citas y tareas, ya que Google te permite gestionar tareas, a las que le puedes asignar una fecha de plazo final.
Por ejemplo: “Pedir cita del médico”.

Debes activar en “Mis calendarios”, el calendario de Tareas y  te aparecerá un gadget Tareas (margen derecho), en donde podrás añadir las Tareas, asignándole: Fecha, descripción además de archivar la tarea en una lista de tareas. Una vez hecha, la marcas como finalizada en el checkbox.

2. Confirma citas y reuniones con los asistentes.

Tras crear una nueva entrada en tu calendario, a su vez puedes compartir el evento con las personas implicadas  y así podrán confirmar su asistencia.

Además te ahorrarás, el tener que enviar un email a todas las personas.

3. Comparte varios calendarios

Puedes compartir los calendarios que te permitirán, organizar tu mejor tu vida, además podrás comprobar si se te solapan algunos eventos, con un solo clip de ratón.

Por ejemplo, puedes crear o importar algunos calendarios como estos.

• Los horarios de tu pareja, hijos,…
• Tareas de la casa.
• Reuniones del trabajo o exámenes.
• Estrenos de cines, tus series favoritas,…

Además existen algunos “calendarios interesantes” ya creados y públicos, que puedes añadir a tu cuenta, como el calendario de: “días festivos de España”, el calendario del ocaso y puesta del sol, fases de la luna, deportes, partidos de fútbol…  
Ubicación: «Otros Calendarios»/Añadir/»Explorar Calendarios Interesantes».

4. Utiliza los atajos de teclado.

» Da igual con la herramienta que trabajes, el único requisito para trabajar con ella es conocerla a fondo «

Los acciones del calendario fueron diseñadas en inglés –cosa normal– por eso, los atajos de teclados  tienen en común la letra inicial de la acción en este idioma, que  en muchos casos, condicen con la inicial en español. –Esto es por si te ayuda a recordar mejor los atajos–

• a -> “agenda” calendario con la vista agenda.
• c -> “create” Crear un evento en tu calendario.
• d -> ”days” Poner la vista por Días.
• e -> “edit” Editar un evento creado.
• t -> “today”, no lleva al día actual.
• m -> “moth” poner vista por Mes.
• w -> “week” poner vista por Semanas.

Nota.- Aparte de estos atajos,  hay algunos más, estos son los que más utilizo, por contra algunos los métodos abreviados de teclado (<– que están en esta página) es posible que no te funcionen dependiendo de como tengas configurado los atajos de teclado de tu navegador –browser-.

 

5. Adjuntar ficheros a los eventos de tu calendar

Puedes activar esta función en el Labs de tu cuenta google.

En la ficha de edición del evento, te aparecerá un nuevo campo “Archivo Adjunto” al pinchar en el enlace nos aparecerá un menú, que nos permitirá adjuntar algún archivo que ya tengamos en nuestro google docs o por el contrario, podremos subir directamente nosotros mismos desde nuestro equipo el archivo que queramos compartir.

Atención: deberemos compartir –dar permisos en google docs– esos ficheros con las personas deseadas en caso contrario, no podrán abrirlo.

6. Programar tu agenda con relación a año en una sola vista.

Te vas ahorrar el tener que desplazarte por los meses utilizando los cursores (flechas de desplazamiento). Así podrás, ir directamente al día elegido.

Esta opción también está disponible en el labs de google calendar, deberás activarla allí.

7. Gestiona tus tareas y calendarios desde una aplicación de escritorio.

Mediante la importación del formato ICalendar –más conocido como ICal– que te permitirá importar tu calendario de google, cualquier aplicación que soporte este estándar.

Así podrás gestionar independientemente la asignación de tareas, así como gestionar los asistentes a tus reuniones mediante el correo electrónico.

Algunas de las aplicaciones que soportan este estándar son:

• Ical (Apple).
• Lotus Notes.
• KOrganizer.
• Simple Groupware.
• Windows live Calendar.
• MS Outlook.

8. Sincroniza tu calendario con tu dispositivo Móvil.

Mediante el formato Ical  podrás sincronizar tu agenda con tu dispositivo móvil –teléfonos móviles, reproductores de música,… -, además podrás crear y modificar tus eventos.

Si además utilizas un teléfono con android, podrás instalar la aplicación del google calendar para una mejor integración, tan solo con sincronizar tu cuenta de gmail, él solo sincronizará el calendar.

9. Gracias, pero no voy a reescribir mi agenda.

Si ya utilizas algún programa o gestor de eventos puedes importar tus datos usando los formatos Ical o Csv para almacenarlos en gcalendar.

Pasos a seguir para realizar la importación.

Continúa leyendo: Como Agilizar tu vida con Google Calendar