Deberías tener esto en cuenta si trabajas en remoto: 7 hábitos básicos

Día a día se van sumando más profesionales al trabajo remoto (teletrabajo, trabajo a distancia, postureo digital…-como lo quieras llamar-) gracias a ello podemos ahorrar tiempo en desplazamientos, aumentar la productividad, estar cerca de la familia…

En este artículo vas a encontrar una serie de normas que debes tener en cuenta a la hora de trabajar en remoto. Principalmente, se trata de que puedas trabajar sin sobresaltos o te siente mal el café cuando estés en plena faena desde tu sofá favorito de Starbucks o en una presentación en la sala de reuniones de un cliente.

Es algo obvio pero me imagino que usaréis un dispositivo móvil (Tablet, Ipad, smartphone, Pc portatil…) o una combinación de ellos. Sin olvidar el puesto fijo (pc de sobremesa) que tenemos en casa o en el despacho (oficina, co-working…) que utilizamos cuando requerimos más potencia o conectamos otros periféricos.

Normas y hábitos que deberías tener controlados:

1. Conexión a Internet

Pareces tonto ¿Qué es un Jacob?, si teletrabajamos necesitaremos conexión a Internet. Esto es obvio, pero a lo que me refiero es que tienes que utilizar una conexión segura (Https o SSL). Debe estar cifrada y comprobar la autenticidad del emisor (Pueden estar robando nuestros datos)  

Y sobre todo debe tener una velocidad adecuada, ya que es muy frustrante tardar el doble o el triple en algo que con una buena velocidad se puede hacer en un abrir y cerrar de ojos. Siempre que se pueda es mejor utilizar una conexión de cable que una conexión inalámbrica (WIFI) te aseguras una buena conexión y la batería de tu equipo perdurará más tiempo.

Por mi trabajo, en algunas ocasiones tengo que utilizar aplicaciones (Chat, VPN, SSH, FTP…) que se conectan a puertos poco habituales (puertos de conexión) . En muchas ocasiones me he encontrado que el router al que estoy conectado no me permite conectarme a esos puertos por consiguiente tengo que suspender la tarea que tengo programada.

A veces puedes saltarte estas restricciones haciendo tunneling , pero es más sencillo comprobar la conexión y programar las tareas previamente.

2. Seguridad

2.1 Sistema

Es primordial que en tu equipo tengas un Antivirus y un Firewall. Además tu sistema operativo debe estar actualizado con los últimos parches de seguridad disponibles. Deberás eliminar todo recurso compartido público y si lo necesites en un momento puntual que sea público deberá tener una contraseña segura.

Tu ordenador se debe bloquear automáticamente (a los 5-10 minutos de inactividad o bloquearlo cuando dejas tu puesto) y al iniciarse debe pedir clave de acceso. Además siempre que puedas intenta no almacenar las contraseña (recordar) de acceso en el navegador.

2.2 Correo y Herramientas

La mayoría de servicios online ya poseen la opción de utilizar contraseñas en 2 pasos o doble verificación. Con ellas para acceder al servicio prestado con tu cuenta además del acceso “normal” te enviarán al teléfono generalmente otro código, para verificar “doblemente” tus credenciales de acceso.

Por ejemplo, este tipo de sistemas es muy conocido en la banca online con las tarjetas de coordenadas.

Además podrás monitorizar la sesiones en los diferentes equipos: historial de sesiones abiertas, sesiones activas y también podrás bloquearlas si fuera necesario.

2.3 Contraseñas Seguras

Una contraseña segura suele tener este aspecto “dWVQx#amYmoK!16cNP” , es posible aprenderse esta contraseña pero pero aprenderse 15 contraseñas de este estilo de memoria ya es muy complicado.

A pesar de ello, si te la aprendes y utilizas la misma contraseña segura para todos los servicios online, desde que uno de esos servicios o herramientas sea hackeado tu identidad digital se verá comprometida.  

Se recomienda un software de gestión de contraseñas, por ejemplo te recomiendo Keepass (local) o Lastpass (online). O un sistema más sofisticado de seguridad como la: (Libreta + escondite secreto) o (Pen drive cifrado con contraseñas), es un sistema menos tecnológico pero que son igualmente válidos, pero para el teletrabajo tiene sus pegas.   

3. Sincronización en la nube

Este punto es para mí de los más importantes, sin embargo no siempre se tiene en cuenta. Es primordial tener todos los documentos que necesitamos disponibles en un mismo lugar y al mismo tiempo. Especialmente que sean las últimas versiones de los archivos con que tenemos que trabajar y sean fácilmente encontrables (Seguro que no te gusta rehacer dos veces el trabajo)

Se pierde mucho tiempo buscando estos documentos para poder ponerte a trabajar o lo que es peor guardaste el documento en el equipo local de la oficina y tienes que continuar trabajado con él y ahora estás a 2000 Km. de distancia. –No es una catástrofe, pero si has perdido la oportunidad y el tiempo de poder adelantar ese trabajo-.

Para solventar esta norma dispones de herramientas con conexión y otras que no necesitan de ella como Google Drive (Documentos y archivos) -usa la aplicación de copia local- , Dropbox, One Drive, iCloud…

4. Copia de seguridad de tus documentos

Es una buena –obligatoria– práctica realizar copias de seguridad periódicas de nuestros datos ya que no siempre podremos guardar todo en la nube o hay algún documento que se nos escapa. Así que programa copias de seguridad y guardarlas en disco duros (al menos 2 y ubicados en diferentes localizaciones).

En este caso también es bueno realizar copias –backup– de tu Sistema Operativo por si en caso de un error de actualización o de hardware necesitas restaurar tu sistema puntualmente (Ahorrarás mucho tiempo teniendo una copia y sobre todo si está actualizada)

5. Ergonomía

Cuando trabajas fuera de tu entorno habitual (oficina, el despacho de un cliente…) tendemos a forzar nuestra postura corporal. A sentarnos mal, a colocar nuestro dispositivo de manera incorrecta y eso con lleva a que no trabajemos de forma ergonómica.

Sí, sí… me refiero a trabajar desde la cama, a estar tumbado en el sofá con poca luz, a pasar 5 horas sentados sin salir ni estirar las piernas, a conectar el pc a la pantalla del televisor y estar trabajando a 5 metros de distancia….

Estos detalles harán que en un futuro próximo no podamos trabajar ya que tendremos lesiones en nuestro cuerpo, por eso cuida este aspecto del teletrabajo.

6. Batería extra

Al trabajar fuera de casa además de la conexión a Internet dependemos de la autonomía de nuestros dispositivos por lo que acabamos mendigando un enchufe allá donde fuéramos.

Una solución para poder seguir al menos conectado –usando Wifi o el 4G– y teletrabajar hasta llegar a ese preciado enchufe es utilizar baterías externas. Sobre este consejo es valido para Tablet y smartphones.

Con un power bank de 5000 mAh puedes tener de 2 a 4 recargas completas dependiendo del tipo de dispositivo que tengas.

7. Trabajo analógico

Hay veces que los planetas se alinean y hay una consecución de catástrofes encadenadas y no podemos utilizar la tecnología para hacer nuestro trabajo.

Para esto siempre es bueno tener lápiz y papel contigo para continuar con algunas de las tareas que tengamos para ese día. Siempre hay algo que necesitemos plantear previamente, realizar esquemas o un boceto de un diseño.

¡Mierda he perdido mi teléfono!

Menos mal que tengo el acceso bloqueado y no podrán acceder a mis archivos (¿Tienes código de bloqueo (el acceso mediante huella) al inicio de sesión, no?).

Menos mal que puedo utilizar la asistencia remota para encontrar mi smartphone o ejecutar un borrado o bloqueo de emergencia.

Por ejemplo, puedes usar Android Device Manager o iCloud

Ummm, tengo una tarjeta de memoria y no ha cifrado el contenido…. Pues ten precaución ya que dejarás tus fotos y archivos al descubierto de miradas indiscretas.

Imagina que sea una patente o un informe industrial TOP Secret que da a tu empresa una ventaja competitiva. Te habrás metido en un buen marrón.

Y para terminar…

La finalidad de tener estudiadas estas situaciones y cumplir estos hábitos es evitar el CAOS y tener que desaprovechar el tiempo solucionándolos.
Aplica estos consejos poco a poco. Si ya eres un Ninja que trabaja en remoto deja en los comentarios tu recomendación.