Tras la resaca del TEDxCanarias 2011 que se celebró el jueves pasado –23 de Junio-, puedo decir que llovieron muchas horas de trabajo de producción para hacerlo posible.
Este evento necesitó un gran esfuerzo por parte de la organización –en la que participaba– y la inestimable ayuda de los más de 30 colaboradores que apoyaron este evento sin ánimo de lucro.
Este es un evento que se construye de forma colaborativa para un aforo de 100 personas –limitado por licencia-. Muchos dirán que se construye de forma rápida y sencilla, ¿no?
Pues os digo que no es tan sencillo.
En este caso, se requiere el mismo esfuerzo en costes organizativos para un evento de aforo de 100 personas, que de uno a 1000 personas. Lo que se incrementa es el tiempo de logística y gestión de inscripciones.
Mi aportación al equipo estuvo en la parte tecnológica que se basó en 4 grandes acciones…
1. Puesta en marcha de una extranet colaborativa
Para esta tarea finalmente nos decantamos por Open Atrium su motor es Drupal. Una vez desplegada y configurada la plataforma en nuestros servidores.
Toni Dorta se encargó de la preparación de una guía y los casos de uso de la plataforma para el uso de todo el equipo organizativo de TEDxCanarias.
2. Infraestructura de conexión a internet para conectividad del Streaming y WIFI
Para esta labor se tuvo que realizar un estudio de la actual conectividad de red de la Sala A Saudade, para establecer la forma más óptima de conectividad.
Luego varias llamadas y propuestas fallidas del comercial de la operadora de internet. Llegamos a la conclusión que lo mejor sería realizar una mejora de velocidad para la ADSL existente –que fue la que utilizamos para el streaming 3MB/800KB (Rara pero esa es la velocidad que nos dieron…)– en la sala.
Contratamos una nueva línea ADSL con 10MB/800KB para dar cobertura WIFI a todo el recinto.
Una vez conseguidas estas dos líneas de ADSL (no fue tan sencillo como he resumido anteriormente, creo que podría escribir un buen post solo con eso).
Ya se dio la capacidad suficiente para los equipos encargados de gestionar:
- La red WIFI: en este caso David y sus compañeros de Sinergia D’3 realizaron el montaje y configuración con un switch POE con dos puntos de acceso WIFI Cisco.
- El streaming con la colaboración de Vicente Tetuani, Angel Mesa y Sergio Gil de Arana que se encargaron de las pruebas, realización y producción. Para este caso, se utilizó la plataforma de Ustream (se alcanzo más de 700 visitas) tras haber realizado otras pruebas con otros servidores.
3. Gestión del sistema de inscripción
Esta gestión se realizó en un primer momento con un formulario de Google Docs y la transacción del pago mediante Paypal o transferencia bancaria.
Tras tantear varios servicios de ticket finalmente nos decantamos por utilizar el servicio de Amiando para realizar este servicio. Tras la previa configuración del evento, se lanzó el servicio que nos permitía el pago por Tarjeta y Transferencia bancaria.
Además, para la entrada del evento utilizamos el mismo servicio para validar la entrada. Gracias al programa cliente que aporta la plataforma con la ayuda de una pistola de código de barras cedida por Fernando Ascanio, asimismo, también soporta la opción de leer códigos QR a través de una webcam.
4. Gestión del contenido web del portal TEDxCanarias.
Para la gestionar de la plataforma se utilizó el CMS WordPress y la estimable coordinación con el equipo de comunicación y difusión.
Estos fueron mis grandes tareas en la organización del TEDxCanarias 2011. Pero no quiero olvidar la cantidad de mini/micro tareas que se realizaban a lo largo de todos los días que transcurrieron desde que se empezó con este proyecto hace 3 meses (Elección de ponentes, reuniones, pruebas, ensayos, impresión de acreditaciones, llamadas, cabreos, dinámicas de networking, mojitos, laser tag, …).
Rauda y veloz Yael Hernandez me ha recordado que se me olvido añadir estos hitos:
- Que encontramos juntos la primera parte de título (historias únicas)
- Que sugeriste a Moise González, cuya presentación quedo luego de perla gracias a José María.
- Que eras el coordinador técnico, y durante el evento «no hubo que llamar al técnico»
- Que técnicamente funciono todo bien, lo cual era un objetivo y una responsabilidad importante, que pudiste cumplir.
- Y lo mas importante, que da gusto trabajar contigo!
- Así que enhorabuena Jacob, porque tu trabajo ha sido magnifico.
[/Actualización]
|Angel LaFuente | Jacob a.k.a. Xelso | MOise Gonzalez|
Título de la foto: «En el medio como siempre»
Conclusiones
El haber trabajado (he dedicado mucho tiempo de producción de la empresa)/colaborado (y parte de mi tiempo libre) en el TEDx Canarias, me han ayudado a mejorar entre otras cosas:
- Mi capacidad de trabajo en grupo.
- Gestión de crisis
- Habilidades de Negociación
- Agilidad en la toma de decisiones
- Escucha Activa
- Mi receta de Mojitos
Y muchas gracias a todo el equipo y colaboradores del TEDx Canarias.
Que sobre todo se ha formado una gran equipo de amigos y profesionales. 
Otras entradas sobre TEDx Canarias:
- El poder de la palabra “GRACIAS” by Vicente Tetuani.
- TEDxCanarias y la ilusión de trabajar en equipo by Oliver Serrano.
- Fotos sobre el TEDxCanarias 2011 by Alejandro Amador.
- Fotos del TEDxCanarias 2011 by Julio Pérez-Tomé.
- Fotos del Canal oficial de Facebook del TEDxCanarias by Óscar Ramos.
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